Opeisbaarheid van btw: over een definitieve regeling gesproken !

Het is ondertussen voldoende bekend dat de nieuwe factureringsregels vanaf 1 januari 2013 de datum van opeisbaarheid van btw hebben verschoven naar het ogenblik van de levering/einde van de dienstverrichting of (gedeeltelijke) betaling van de factuur. De uitreiking van een factuur maakt de btw op zich niet meer opeisbaar. 

De strikte toepassing van deze regels zorgt voor praktische problemen, vnl. wanneer de betaling van een som wordt gevraagd, nog vóór er sprake is van een levering, dienstverrichting of betaling. Wat met ‘voorschotfacturen’ die vóór enig belastbaar feit of betaling worden uitgereikt en die dus eigenlijk geen ‘factuur’ zijn in de strikte zin van het woord? Voorschotfacturen vermelden btw die doorgestort moet worden aan de Schatkist, maar de afnemer heeft geen recht op aftrek van deze btw. In principe moet hiervoor immers eerst een tweede uitnodiging tot betaling worden opgesteld van zodra de btw opeisbaar wordt conform de nieuwe regels en is administratieve opvolging van de betaling ofwel de realisatie van de levering/dienstverrichting dus noodzakelijk). 

De praktijk vroeg administratieve verduidelijking en hierop werd de toepassing van de nieuwe opeisbaarheidsregels een eerste keer en tweede keer uitgesteld tot 31 december 2014. Gedurende die periode geldt een overgangsregime waarbij er onder voorwaarden nog toepassing kan gemaakt worden van de oude factureringsregels. Een tolerantie werd voorzien t.a.v. voorschotfacturen, welke als een volwaardige factuur werden beschouwd (voor toelichting, zie Opeisbaarheid btw – verlenging overgangsregeling bevestigd in Beslissing).

Nu het einde van 2014 in zicht komt, komt er tevens een einde aan de overgangsmaatregelen en heeft de administratie uiteengezet hoe de nieuwe factureringsregels vanaf 1 januari 2015 zullen moeten worden toegepast. De definitieve regeling voorziet tal van toleranties voor facturen die worden uitgereikt nog vóór de btw opeisbaar is geworden, met een onderscheid voor handelingen zonder en met verlegging van heffing, intracommunautaire handelingen en handelingen met particulieren (Beslissing nr. E.T. 126.003 dd. 07.10.2014).

Wat als een voorschot wordt gevraagd na 1 januari 2015 ?

Voor handelingen zonder verlegging van btw kunnen zowel de leverancier als de klant, ieder afzonderlijk en voor elke handeling afzonderlijk, desgevallend gebruik maken van een tolerantie indien zij verkiezen om te werken met één document in plaats van met twee documenten (conform de wettelijke regeling).

De toleranties komen hierop neer dat wanneer een factuur wordt uitgereikt op een ogenblik dat er nog geen belastbaar feit heeft plaatsgevonden (factuur bevat factuurdatum maar nog geen datum van opeisbaarheid van btw), de leverancier 2 mogelijkheden heeft:

  • Belastbaar feit : factuur = definitieve factuur en de datum van het belastbaar feit moet niet meer op de factuur worden vermeld.
  • Belastbaar feit > 7 dagen na factuurdatum: factuur = ‘voorschotfactuur’. De belastingplichtige moet dan op de voorschotfactuur een ‘vermoedelijke datum van opeisbaarheid van btw’ vermelden (geraamde of uiterlijke betalingsdatum of geraamde of geplande datum van het belastbaar feit) en deze factuur is dan te beschouwen als een definitieve factuur. Een tweede document is desgevallend niet vereist, zelfs geen verbeterend stuk, ook als achteraf zou blijken dat de vermoedelijke datum niet klopt. Vermeldt de voorschotfactuur geen vermoedelijke datum van opeisbaarheid van btw, dan moet nadien wel nog een definitieve factuur worden opgesteld.

Verwerking van de ‘voorschotfacturen’ in de aangifte:

  • Aan leverancierszijde: de voorschotfactuur moet verwerkt worden in het uitgaand facturenboek, de handelingen zelf moeten in principe pas opgenomen worden in de aangifte m.b.t. de periode waarin de btw opeisbaar is geworden (door het belastbaar feit of de (gedeeltelijke) betaling). Administratief moeten het boek van uitgaande facturen en het financiële dagboek met daarin de betalingen, aan elkaar worden gelinkt, zodoende dat elke handeling/betaling in de juiste btw-aangifte kan verwerkt worden. De administratie zal echter toestaan dat de leverancier de handelingen vermeldt in de btw-aangifte die betrekking heeft op de periode van ‘factuuruitreiking’.
  • Aan klantenzijde: de klant die een voorschotfactuur ontvangt, mag de aftrekbare btw opnemen in de aangifte m.b.t. periode van uitreiking van deze factuur, zonder bewijs van opeisbaarheid van de btw. Dit bewijs moet wel voorgelegd worden binnen de drie maanden na de maand van uitreiken van de voorschotfactuur (‘windowperiode’). In voorkomend geval moet er geen regularisatie gebeuren van het reeds uitgeoefende recht op aftrek. In het andere geval moet er een regularisatie gebeuren van de afgetrokken btw. De Beslissing gaat dieper in op de verwerking van de regularisatie in de btw-aangifte.

Voormelde toleranties inzake voorschotfacturen zijn eveneens toepasselijk ingeval van verlegging van Belgische btw, waarbij de klant de btw moet doorstorten aan de schatkist en bij intracommunautaire verwervingen in België.

Opmerking: Voor intracommunautaire leveringen of dienstverrichtingen geldt er enkel een tolerantie m.b.t. het gebruik van voorschotfacturen (zie hoger het onderscheid ngl. het belastbaar feit plaatsvindt minder of meer dan 7 dagen na uitreiking van de voorschotfactuur). Het gebruik van de voorschotfactuur mag echter geen enkele impact hebben op het tijdstip waarop de betrokken handeling in de btw-aangifte en in de intracommunautaire opgave moet worden vermeld, nl. deze m.b.t. het ogenblik waarop de btw opeisbaar wordt (factuurdatum of indien geen factuur, de 15de van de maand volgend op deze waarin de levering heeft plaatsgevonden). Wat dit betreft bestaat er geen tolerantie.

Administratieve vereenvoudiging?

Of de nieuwe Beslissing van 07.10.2014 duidelijke richtlijnen uiteenzet voor het gebruik van voorschotfacturen onder de nieuwe factureringsregels is nog maar de vraag. Men kan moeilijk spreken van een ‘administratieve vereenvoudiging’. De administratieve opvolgingslast lijkt immers niet te verminderen. Bovendien stelt zich de vraag naar het nut van de verplichte vermelding van de ‘vermoedelijke opeisbaarheidsdatum’, dat trouwens een rekbaar begrip is. Het doet immers niet terzake of deze uiteindelijk al of niet met de realiteit overeenkomt. Voor de klant zal de werkelijke opeisbaarheidsdatum nochtans wel van belang zijn in het kader van de ‘windowperiode’.

Maar de grootste uitdaging ligt hier ongetwijfeld bij de softwareleveranciers die vóór het jaareinde hun systemen zullen moeten aanpassen aan de nieuwe definitieve regels.  Van laatstgenoemden vernamen we dat, aangezien dergelijke aanpassing van boekhoudsystemen toch wat tijd vergt, aan de administratie werd gevraagd om een ‘gedoogperiode’ in te bouwen van 6 maanden (tot 30.06.2015). Dit geeft de softwareleveranciers wat extra tijd om de nieuwe regels correct te implementeren. Ook hun klanten krijgen dan meer tijd om orde op zaken te stellen.  Zij moeten immers de nodige aanpassingen doen aan hun factuurlayout (vermelding van de opeisbaarheidsdatum). Of de administratie aan deze vraag zal tegemoet komen is op dit ogenblik nog een vraag. 

Wordt ongetwijfeld opnieuw vervolgd…

Gepubliceerd op 15-10-2014

  443