Magda ? Veel gestelde vragen over de jaarrekening

Gepubliceerd op 06-03-2018

Het opstellen en neerleggen van de jaarrekening is een jaarlijks terugkerende taak voor vennootschappen. Vaak zitten zij evenwel met praktische vragen. Wij sommen enkele van de veel gestelde vragen op … en bieden een kort en bondig antwoord: Mag de goedkeuring uitgesteld worden? Mag een boekhouder de jaarrekening opstellen? Mag een goedgekeurde jaarrekening nog gewijzigd worden?

Het micromodel van de jaarrekening gebruiken. Magda?

JA, DAT MAG, maar enkel als de vennootschap een micro-onderneming is. De microvennootschap kan worden beschouwd als een subcategorie van de kleine ondernemingen: het zijn vennootschappen met rechtspersoonlijkheid die op datum van de jaarafsluiting geen dochtervennootschap of moedervennootschap zijn en die niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden: (i) jaargemiddelde van het personeelsbestand: 10, (ii) jaaromzet, exclusief btw: 700.000 EUR en (iii) balanstotaal: 350.000 EUR. Naast de microvennootschappen, zijn er de vennootschappen die klein zijn volgens het befaamde artikel 15 W.Venn. Zij kunnen gebruik maken van het verkort model. De andere vennootschappen ten slotte, die niet ‘mirco’ of klein zijn, moeten het gewone, volledige model gebruiken.

De zaakvoerder heeft de jaarrekening ondertekend. Magda?

JA, DAT MAG. De stukken die worden neergelegd, moeten worden ondertekend door personen die bevoegd zijn om de vennootschap rechtsgeldig te verbinden tegenover derden. In een bvba is dat inderdaad de zaakvoerder. In een nv kan dat ofwel de gedelegeerd bestuurder zijn, ofwel twee bestuurders die samen optreden.

De Raad van Bestuur heeft de jaarrekening goedgekeurd. Magda?

NEEN, DAT MAG NIET. De jaarrekening moet worden goedgekeurd door de algemene vergadering.

De goedkeuring van de jaarrekening uitstellen. Magda?

JA, DAT MAG, maar de mogelijkheden zijn wel beperkt. De raad van bestuur kan tijdens de algemene vergadering beslissen de goedkeuring van de jaarrekening uit te stellen (= verdagen). Het recht is voorbehouden aan de raad van bestuur in zijn geheel en komt niet toe aan individuele leden. Drie weken later moet de algemene vergadering weer samenkomen en de jaarrekening definitief goedkeuren. Aan deze termijn mag in principe niet worden gesleuteld. Die is drie weken en niet langer, niet korter (behalve als de AV unaniem over een andere termijn beslist). Er kan maar één keer uitgesteld worden.

Een door de algemene vergadering goedgekeurde jaarrekening nog wijzigen. Magda?

NEEN, DAT MAG NIET. Wanneer de jaarrekening is goedgekeurd en rechten heeft gecreëerd voor de aandeelhouders, of voor derden, kan ze niet meer worden gewijzigd. De algemene vergadering mag evenmin een nieuwe beslissing nemen over de jaarrekening. Een materiële fout rechtzetten kan eventueel wel: (i) als het om belangrijke materiële vergissingen gaat moet de AV opnieuw samenkomen en de jaarrekening opnieuw goedkeuren, (ii) als de neergelegde jaarrekening tikfouten bevat en daardoor niet meer overeenstemt met de goedgekeurde jaarrekening, kan de correctie gebeuren zonder dat de AV opnieuw moet beslissen.

De jaarrekening niet openbaar maken. Magda?

JA EN NEEN, hat hangt af van het soort onderneming. In principe is het openbaar maken van de jaarrekening (= het neerleggen van de jaarrekening bij de Nationale Bank van België) een wettelijke verplichting. Er bestaan echter wel enkele uitzonderingen:

  • ondernemingen die wel een jaarrekening moeten opstellen, maar niet moeten neerleggen bij de NBB: vennootschappen naar Belgisch recht opgericht in de vorm van een vennootschap onder firma (vof) of een commanditaire vennootschap (Comm.V of cvoa) als (i) alle onbeperkt aansprakelijke vennoten natuurlijke personen zijn of (ii) als één of meer onbeperkt aansprakelijke vennoten rechtspersonen zijn, maar de onderneming zelf een kleine vennootschap is;
  • ondernemingen die geen jaarrekening moeten opstellen: (ii) ondernemingen die door een natuurlijk persoon als eenmanszaak worden geëxploiteerd en (ii) ondernemingen zonder afzonderlijke rechtspersoonlijkheid, zoals feitelijke verenigingen en handelsverenigingen bij wijze van deelneming.

Een niet-goedgekeurde jaarrekening neerleggen. Magda?

NEEN, DAT MAG NIET. De jaarrekening moet worden neergelegd binnen de dertig dagen na de goedkeuring, zegt het Wetboek Vennootschappen. Dit brengt dan ook mee dat een niet-goedgekeurde jaarrekening niet kan worden neergelegd. De Balanscentrale van de Nationale Bank zal deze neerlegging ook weigeren.

De jaarrekening elektronisch neerleggen. Magda?

JA, DAT MAG, meer zelfs, sinds 2009 is de online neerlegging van de jaarrekening de norm. Slechts in uitzonderlijke gevallen mag er nog een papieren versie worden neergelegd.

De jaarrekening in het Engels neerleggen. Magda?

JA, DAT MAG, maar naast de Engelse versie, moet er ook een versie in één van de drie officiële landstalen worden neergelegd (Nederlands, Frans of Duits). De onderneming is niet vrij om de taal te kiezen, maar moet de stukken opstellen en openbaar maken in de officiële taal van het gewest waarin de werkelijke exploitatiezetel(s) van de onderneming zich bevindt (bevinden) Ook de neerlegging in een andere officiële taal van de Europese Unie is trouwens toegelaten.

  1328