Knelpuntboekingen toegelicht: de overlopende rekeningen

Met het eindejaar in zicht is het een ideaal moment om de overlopende rekeningen onder de loep te nemen. Een boeking die in de praktijk voor de nodige vragen en problemen zorgt. En een van de 30 moeilijke boekingen uit het boek "Knelpunt boekingen toegelicht. De 30 meest gestelde praktijkvragen".

Een overlopende rekening is bedoeld om de kosten en opbrengsten van de vennootschap toe te wijzen aan het juiste boekjaar.

Bijvoorbeeld : Vooruitbetaalde huur voor het kantoor, drukwerk dat nog niet volledig opgebruikt is, verzekeringspremies, vooruit ontvangen huur en te betalen intresten.

De boekhoudwetgeving bepaalt dat kosten en opbrengsten steeds worden toegerekend aan het boekjaar waarop zij betrekking hebben.

De Commissie voor Boekhoudkundige Normen heeft in haar advies 148-4 geformuleerd dat ondernemingen de verhoudingen moeten berekenen van de onderscheiden opbrengsten en kosten die betrekking hebben op een ander boekjaar dan dat welke verband houdt met de jaarrekening.

Zoniet zou dit leiden tot anticipatie of overdracht van kosten of opbrengsten wat de getrouwheid van de jaarrekening sterk in het gedrang zou brengen.

Deze overlopende rekeningen bevinden zich in het Minimum Algemeen Rekeningstelsel binnen de rubriek 49 «Overlopende rekeningen» :

  • Activa
    • 490 Over te dragen kosten
    • 491 Verkregen opbrengsten
  • Passiva
    • 492 Toe te rekenen kosten
    • 493 Over te dragen opbrengsten
  • Andere
    • 499 Wachtrekeningen

490 Over te dragen kosten (uitstelpost)

  • de rente vervat in de nominale waarde van schulden, ze wordt bij voortschrijding van tijd in de kosten geboekt. Deze overlopende rekening kan hier dus verscheidene jaren meegaan;
  • pro rata van kosten die werden gemaakt tijdens het boekjaar of tijdens een vorig boekjaar, maar die ten laste van één of meer volgende boekjaren moeten worden gebracht.

491 Verkregen opbrengsten (anticipatiepost)

  • pro rata van opbrengsten die slechts in de loop van een volgend boekjaar zullen worden geïnd, maar die betrekking hebben op een verstreken boekjaar.

492 Toe te rekenen kosten (anticipatiepost)

  • pro rata van kosten die pas in een later boekjaar zullen worden betaald, maar die betrekking hebben op een verstreken boekjaar.

493 Over te dragen opbrengsten (uitstelpost)

  • pro rata van opbrengsten die in de loop van het boekjaar of van een vorig boekjaar zijn geïnd, doch die betrekking hebben op een later boekjaar;
  • de rente vervat in de nominale waarde van vorderingen, naargelang het voortschrijden van de termijn in winst genomen.

499 Wachtrekeningen

In het MAR zijn ook nog de zogenaamde wachtrekeningen voorzien. Deze rekeningen zijn bijzonder nuttig indien de onderneming, binnen de algemene boekhouding, bijvoorbeeld maandelijks het resultaat wenst te bepalen. Bij de afsluiting van het boekjaar moet deze rekening gesaldeerd zijn.

Voorbeelden

Voorbeeld 1: 490 Over te dragen kosten - algemene onkosten

De brandverzekeringspremie dekt een volledig jaar en wordt betaald op 1 september : 309,00 euro.

Dit bedrag kan dit boekjaar slechts worden toegerekend voor vier maanden, de periode september t.e.m. december, dus 309,00 euro / 12 x 4 = 103,00 euro. De rest van de premie (206,00 euro) moet dus tegen geboekt worden om de kosten naar het volgend jaar over te dragen.

Bij de afsluiting van het boekjaar:

490

Over te dragen kosten

206,00

61

Aan Brandverzekering

206,00

Volgend boekjaar:

61

Brandverzekering

206,00

490

Aan Over te dragen kosten

206,00

Voorbeeld 2: 491 Verkregen opbrengsten

De vennootschap heeft een openstaande vordering uitstaan, waar zij jaarlijks op 31 januari 15 000 euro intresten voor ontvangt. 11 maanden van deze intresten – die de vennootschap zal ontvangen op 31 januari boekjaar N + 1 – hebben bijgevolg betrekking op het boekjaar dat nu per 31/12 afgesloten wordt. Deze intresten gaan we toerekenen aan het juiste boekjaar, door onderstaande boeking uit te voeren. 15 000 euro /12 x 11 = 13 750 euro.

Bij de afsluiting van het boekjaar:

491

Verkregen opbrengsten

13 750,00

751

Aan Opbrengsten uit vlottende activa

13 750,00

Volgend boekjaar:

751

Opbrengsten uit vlottende activa

13 750,00

491

Aan Verkregen opbrengsten

13 750,00

Voorbeeld 3: 492 Toe te rekenen kosten

Intresten zijn meestal betaalbaar na verloop van de termijn. Het gedeelte van de lopende intresten moet dan toegeschreven worden bij de kosten van het boekjaar.

Op 1 oktober van boekjaar N + 1 zal de onderneming de vervallen jaarlijkse intrest betalen op een schuld, in totaal 9 000 euro. We rekenen dus 3 maanden intresten toe aan boekjaar N, namelijk de periode van 1 oktober tot en met 31 december. 9 000 / 12 x 3 = 2 250 euro.

Bij de afsluiting van het boekjaar :

6500

Rente commissies en kosten verbonden aan schulden

2 250,00

492

Aan Toe te rekenen kosten

2 250,00

Volgend boekjaar :

492

Toe te rekenen kosten

2 250,00

6500

Aan Rente, commissie en kosten verbonden aan schulden

2 250,00

Voorbeeld 4: 493 Over te dragen opbrengsten

De huur die de vennootschap ontvangt voor een magazijn, wordt steeds op voorhand betaald, voor 3 maanden. De kwartaalhuur ten bedrage van 675 euro voor de periode december, januari en februari werd ontvangen op 2 december. 2 maanden huur hebben dus betrekking op volgend boekjaar : zijnde 675 / 3 x 2 = 450 euro

Bij de afsluiting van het boekjaar :

743

Diverse bedrijfsopbrengsten

450,00

493

Aan Over te dragen opbrengsten

450,00

Volgend boekjaar :

493

Over te dragen opbrengsten

450,00

743

Aan Diverse bedrijfsopbrengsten

450,00

Opmerking

414 Te innen opbrengsten

Wat is het verschil tussen de rekening «414 Te innen opbrengsten» en de rekening «491 Verkregen opbrengsten» ?

De rekening «414 Te innen opbrengsten» – terug te vinden bij de handelsvorderingen en andere vorderingen – bestaat uit bedragen die rechtstreeks worden bestemd zonder voorafgaande berekeningen en worden gestaafd door bewijsdocumenten die ofwel reeds ontvangen werden, ofwel later nog moeten komen ter bevestiging van de bedragen die reeds op die rekeningen zijn aangerekend. Bijvoorbeeld : te ontvangen intrestsubsidies.

De rekening «491 Verkregen opbrengsten» is uitsluitend samengesteld uit pro rata van te innen opbrengsten.

 

444 Te ontvangen facturen

Te ontvangen facturen vanwege leveranciers voor leveringen van goederen of prestaties van diensten die reeds hebben plaatsgehad op balansdatum, maar nog niet gefactureerd zijn, horen niet thuis onder de overlopende rekeningen, maar onder de handelsschulden : gebruik daarvoor de rekening «444 Te ontvangen facturen».

 

46 Voorschotfacturen

Voorschotfacturen die worden uitgereikt voor leveringen of prestaties die pas in de loop van het volgende boekjaar zullen worden uitgevoerd, horen evenmin thuis onder de overlopende rekeningen, maar wel onder de rekening «46 Ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen».

 

Onderhoudscontracten

Onderhoudscontracten worden meestal vooruit gefactureerd. Op balansdatum moet daarom een aanpassing worden geboekt voor het nog niet verlopen gedeelte, zijnde de periode waarvoor nog een verbintenis tot onderhoud bestaat. De aanpassingen worden verricht via de overlopende rekeningen.

 

Abonnementsgelden

Een ander typisch voorbeeld zijn de abonnementsgelden die worden geïnd voor een periode die niet samenvalt met boekjaar. Het pro rata van de ontvangsten dat betrekking heeft op het volgend boekjaar dient op balansdatum via de rekening «Over te dragen opbrengsten» te worden overgeheveld naar het boekjaar waarop ze betrekking hebben.

 

Fiscaal standpunt

Vanuit fiscaal standpunt dienen de opbrengsten die in de loop van het boekjaar worden geïnd en die geheel of gedeeltelijk betrekking hebben op een later boekjaar, niet beschouwd te worden als een belastbaar inkomen van het jaar van de inning. Door de boeking op een overlopende rekening van het passief worden ze overgedragen naar het volgend boekjaar en dit in tegenstelling met artikel 205, 1° KB/WIB 1992 dat voorschrijft dat winsten die uit de boekhouding blijken, worden geacht te zijn verkregen op de datum van de afsluiting van het boekjaar waarop ze betrekking hebben.

Voorbeeld

Een vennoot die tennisvelden per jaar verhuurt en de huurprijzen op voorhand int, moet het gedeelte van de geïnde huurprijzen dat betrekking heeft op het volgende boekjaar, opnemen in de belastbare winst van dat volgende boekjaar.

 

Leen De Boitselier, Irene Timmermans en Peter Verschelden

Moore Stephens Verschelden

Moore Stephens Verschelden

 

Knelpuntboekingen toegelicht

Knelpuntboekingen toegelicht - De 30 meest gestelde praktijkvragen 

In dit boek bespreken de auteurs 30 boekingen die in de praktijk vaak voorkomen maar niet altijd correct geboekt worden. Denken we maar aan de boekhoudkundige verwerking van de verkoop van vruchtgebruik, de tax shelter, de kapitaalsubsidies, de provisies en factoring en vele andere.

Gepubliceerd op 22-11-2012

  6691