Inventaris opstellen: een jaarlijks terugkerende klus!

Ondernemingen zijn in deze periode vaak druk bezig met het opstellen van hun inventaris. Voor sommigen onder hen een gemakkelijke klus voor anderen een huzarenstukje. Van waar komt deze verplichting tot het opstellen van de inventaris en hoe bereid je je best voor? Wat komt er allemaal bij kijken?

Volgens artikel 9 van de Boekhoudwet van 17 juli 1975 verricht elke onderneming, omzichtig en te goeder trouw, ten minste eens per jaar de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen om op een door haar gekozen datum de inventaris op te maken van al haar bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook, die betrekking hebben op haar bedrijf, en van de eigen middelen daaraan verstrekt.
Nadat de inventaris is opgesteld worden de rekeningen, zoals voorzien in artikel 10 van de Boekhoudwet, ermee in overeenstemming gebracht, worden ze samengevat en beschreven in de jaarrekening. De inventaris vormt bijgevolg een belangrijk verantwoordingsstuk voor de jaarrekening.

Elke onderneming?

De verplichting staat ook vermeld in artikel 92 van het W. Venn. en geldt in principe voor alle rechtspersonen behandeld in het Wetboek met een paar uitzonderingen (o.a. landbouwvennootschappen).

Ten minste eens per jaar op een door de onderneming gekozen datum

Hierbij kan de vraag worden gesteld of de inventaris verplicht moet worden opgesteld op de datum van de jaarafsluiting. Volgens de Commissie voor Boekhoudkundige Normen in haar advies 7/4 moet er een onderscheid gemaakt worden tussen de datum waarop het onderzoek inzake de werkelijke aanwezigheid en de waardering van de vermogensbestanddelen gebeurt en de datum waarop de fysische bestandsopname plaats vindt. De eerste datum moet noodzakelijk samenvallen met de datum van de jaarafsluiting. De tweede datum kan onder bepaalde voorwaarden daarvan afwijken.
Aan de Commissie werd ook gevraagd of uit de verplichting om jaarlijks een inventaris op te stellen, voortvloeit dat het een vennootschap verboden is, om een boekjaar te voorzien van meer of minder dan twaalf maanden. Volgens de Commissie, in haar advies van 14 juli 2010, is een uitzonderlijke verlenging of verkorting van het boekjaar tot een duur van meer of minder dan twaalf maanden geoorloofd. Wat gebeurt er dan met bepaalde waarderingen? Bijvoorbeeld met de afschrijving van een materieel vast actief? Normale annuïteit aanpassen?

Opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen

Bij het opstellen van de inventaris worden verschillende doelstellingen nagestreefd:

  • fysieke opname van de voorraden;
  • controle van waarderingen;
  • bepalen van mogelijke waardeverminderingen;
  • verschillen tussen fysieke inventaris en inventaris in de boekhouding verklaren, …

Van al haar bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen

Bij het opstellen van een inventaris mag men zich niet beperken tot de rubriek voorraden. De inventaris heeft in principe betrekking op alle vermogensbestanddelen van de onderneming.

Permanente inventaris?

Sommige ondernemingen geven de voorkeur aan een permanente inventaris. Dit volstaat evenwel niet om aan de wettelijke verplichting te voldoen om jaarlijks een inventaris op te stellen. Er kunnen immers fouten optreden bij het boeken, diefstallen, …

Hoe een inventaris opstellen?

Zowel de fysieke inventarisatie als de waardering vragen een goede voorbereiding en een nauwgezette uitvoering. Hoe dit best wordt aangepakt kan u terugvinden in ons dossier Eindejaarsverrichtingen of in de gelijknamige topic op monKEY.be.

Gepubliceerd op 22-01-2014

  778