“Thuiswerk” - Jef Wellens neemt de verschillende thuiswerkvergoedingen kritisch onder de loep

Gepubliceerd op 31-07-2020

Door de coronacrisis werken veel werknemers niet langer op kantoor maar thuis. Bedrijven vragen hun werknemers thuis te werken, vaak nog tot diep in het najaar. Thuiswerk is de norm. En het ziet er niet naar uit dat dit snel verandert.

"Een vergoeding van 126,94 euro per maand voor elk personeelslid ongeacht de functie."

Werknemers, ambtenaren en bedrijfsleiders kunnen voor telewerk – dat is thuis werken tijdens de normale kantooruren – al  jaren een belastingvrije kostenvergoeding krijgen van hun werkgever of onderneming. Voor het gebruik van de eigen computer en internet thuis, is dat een vergoeding van 40 euro per maand; 20 euro voor computer en 20 euro voor internet. Daarnaast kunnen ook andere thuiswerkkosten, zoals verwarming, elektriciteit, bureauruimte en -materiaal, belastingvrij worden vergoed. Hiervoor gelden geen vaste bedragen; ze variëren naargelang van de functie en worden doorgaans vastgelegd in een ruling met de fiscus. Maar de coronacrisis heeft een en ander in een stroomversnelling gebracht.

Om een lawine aan individuele rulingaanvragen te counteren, stelde de rulingdienst, bij aanvang van de crisis, een standaardformulier ter beschikking waarmee bedrijven voor hun thuiswerkend personeel, een belastingvrije vergoeding voor bureaukosten kunnen aanvragen. Die bedraagt 126,94 euro per maand, voor elk personeelslid ongeacht de functie. De RSZ hanteert al langer eenzelfde kostenforfait, voor de vrijstelling van sociale bijdragen. Fiscaal volgt sociaal.

"Wil de werkgever naast de thuiswerkvergoeding ook nog een vergoeding geven voor het eigen gebruik van computer en internet, dan moet hij nog steeds het akkoord vragen van de rulingdienst."

Die thuiswerkvergoeding is nu verankerd in een circulaire die de fiscus twee weken geleden publiceerde. Dat betekent dat de werkgever de vergoeding automatisch kan toekennen, zonder voorafgaandelijke rulingaanvraag. De vergoeding geldt algemeen; dus niet alleen voor coronathuiswerk, maar ook voor thuiswerk na corona. De vergoeding is intussen geïndexeerd en bedraagt sinds april 129,48 euro per maand. Ze kan worden toegekend zodra de werknemer minstens vijf dagen per maand thuis werkt. De vergoeding dekt bureaukosten. Dat zijn de afschrijving of huur van een bureau, kantoorbenodigdheden, printer- en computermateriaal, water, elektriciteit, verwarming, onderhoud, verzekering en onroerende voorheffing.

Maar hoe zit het dan met de vroegere maandvergoeding voor ‘eigen computer en internet’ van 40 euro? Kan die nog bovenop de thuiswerkvergoeding van 129,48 euro worden toegekend? Sociaalrechtelijk kan dat zeker. De RSZ bevestigt dat uitdrukkelijk. In de RSZ-regeling worden bureaukosten trouwens veel enger omschreven dan in de fiscale regeling, waar de vergoeding ook kosten voor printer- en computermateriaal dekt. De cumul van beide vergoedingen komt niet aan bod in de circulaire. Meer nog, ze stelt dat “de thuiswerkvergoeding niet mag worden gecombineerd met andere vergoedingen voor bureaukosten”. Maar computer en internet vallen, naar verluidt, niet onder het begrip ‘computermateriaal’ en dus ook niet onder de bureaukosten waarvoor de thuiswerkvergoeding van 129,48 EUR geldt. De meeste werknemers werken immers thuis met de laptop van hun werkgever. De cumul blijft dus ook fiscaal mogelijk, maar is in tegenstelling tot de RSZ-regeling geen automatisme. Wil de werkgever naast de belastingvrije thuiswerkvergoeding van 129,48 euro ook nog een belastingvrije vergoeding van 40 euro toekennen omdat de werknemer zijn eigen computer en internet thuis gebruikt, dan moet hij nog steeds het akkoord vragen van de rulingdienst. Fiscaal volgt dus niet (helemaal) sociaal.

"Bedrijven voeren geen nieuwe thuiswerkvergoeding in, maar bestendigen de bestaande werknemersvoordelen."

Toch betalen heel wat bedrijven geen vergoeding voor coronathuiswerk. Ze kijken liever nog de kat uit de boom. Ze voeren geen nieuwe thuiswerkvergoeding in, maar bestendigen de bestaande werknemersvoordelen, zoals bedrijfswagen, maaltijdcheques en werkgeverstussenkomst in het woon-werkverkeer. Voor de bedrijfswagen – het belastbare voordeel hangt niet af van het woon-werkverkeer – en maaltijdcheques – één cheque per gepresteerde werkdag, ongeacht of dat op kantoor of thuis is – stelt er zich geen probleem. Maar een woon-werkvergoeding blijven betalen voor onbestaand woon-werkverkeer? Eigenlijk kan dat niet. Dat is een gewone bezoldiging, zonder belastingvrijstelling.

  1051