La facturation électronique deviendra-t-elle la norme d'ici 2025 ?

Publié 21-09-2020

La facture est, et restera, un document économique essentiel, et ceci, pour des raisons juridiques, comptables et fiscales. En règle générale, un opérateur assujetti à la TVA doit émettre une facture pour toute fourniture non exonérée de services ou de biens à un client qui n'est pas un particulier (certaines exceptions peuvent exister).

La facture TVA

La facturation est fortement réglementée par la législation TVA et il existe une harmonisation au niveau européen concernant les exigences en la matière. Bien qu'une facture prouve une transaction, la Cour de justice européenne a déjà confirmé à plusieurs reprises le principe de la prééminence du fond sur la forme. Selon ce principe, ce ne sont pas les informations formelles figurant sur la facture, mais l'authenticité des opérations sous-jacentes qui sont importantes pour déterminer si la facture est acceptée aux fins de la TVA.

Une facture est émise soit en document papier, soit sous forme électronique. Une facture électronique ne requiert pas de format spécifique et peut être, par exemple, un fichier PDF, EDI, XML ou un code QR. La numérisation grandissante de notre société et un environnement à caractère commercial ont amené à un développement de la facturation électronique. L'objectif est d'encourager le plus grand nombre possible d'entreprises à utiliser les factures électroniques et, ainsi, réduire les coûts administratifs et le temps nécessaire à la préparation et au traitement des documents.

En 2014, une législation européenne réglementant l'utilisation des factures électroniques (e-factures) dans les marchés publics a été adoptée et, en 2016, le gouvernement flamand a introduit la facturation électronique pour ses fournisseurs. Ce dernier projet est considéré comme une réussite dans le cadre du programme CEF Digital Connecting Europe.

Solutions automatisées

Afin d'améliorer l'intégrité du traitement comptable des factures et de lutter contre la fraude, on observe également une nette tendance à réglementer plus strictement l'émission et l'envoi de de ce type de documents. Dans certains pays, il est donc devenu obligatoire de générer les factures via du matériel informatique ou des logiciels approuvés par le gouvernement et non plus via le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Si cette obligation existe dans des pays tels que la Chine, le Brésil et la Corée, il est également exigé au Portugal que les factures soient émises en utilisant un logiciel certifié.

En Belgique, les entrepreneurs actifs dans la restauration et offrant des services de traiteur, avec un chiffre d'affaires supérieur à 25 000 €, sont obligés d'émettre des tickets de caisse en utilisant un système de caisse enregistreuse certifié (appelé SCE). Le SCE a été généralisé pour favoriser la déclaration correcte des services fournis. Une évolution récente intéressante à cet égard est qu'une application qui gère les commandes peut être considérée comme une caisse enregistreuse et doit être un SCE certifié lorsqu'elle est également utilisée pour payer les services en question. Suite à la crise sanitaire, diverses applications ont été développées pour remplacer les menus dans les restaurants. Elles permettent de commander, par exemple, en scannant un code QR sur la table.

Au sein de l'UE, on constate que de nombreux pays s’orientent vers un système de « déclaration en temps réel » (également appelé RTR en Hongrie et SDI en Italie). Le gouvernement reçoit ainsi les données transactionnelles au moment où la facture est émise par l'entrepreneur, contrairement à ce qui se passait auparavant où les factures étaient seulement vérifiées a posteriori. De cette manière, les autorités ont un aperçu en temps réel des transactions des entreprises.

La question est de savoir si ce système évoluera vers l'utilisation de matériels ou de logiciels certifiés pour l'émission des factures. Ce qui, à son tour, soulève une autre question : quel coût supplémentaire pour la mise en place d’un système de facturation obligatoire est considéré comme acceptable pour les entreprises et justifiable par les gouvernements ? Seriez-vous, en tant que propriétaire d’une entreprise, en faveur d’un système de facturation obligatoire ?

La facturation électronique pour 2025

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